Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a radicalement changé la manière dont les entreprises gèrent et traitent les données personnelles. Adopté par l’Union européenne en 2016, ce règlement est entré en vigueur le 25 mai 2018 et a pour objectif de renforcer et d’uniformiser la protection des données personnelles au sein de l’UE. Dans cet article, nous passerons en revue les principales responsabilités des sociétés en vertu du RGPD, ainsi que les obligations qui en découlent pour garantir une meilleure protection des données.
Les principes fondamentaux du RGPD
Le RGPD repose sur sept grands principes qui doivent guider les entreprises dans leur démarche de mise en conformité :
- La licéité, la loyauté et la transparence : Les entreprises doivent traiter les données personnelles de manière licite, loyale et transparente vis-à-vis des personnes concernées.
- La limitation des finalités : Les entreprises ne peuvent collecter des données personnelles que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne doivent pas les traiter ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités.
- La minimisation des données : Les entreprises doivent veiller à ce que seules les données personnelles strictement nécessaires soient traitées.
- L’exactitude : Les entreprises doivent s’assurer que les données personnelles sont exactes et, si nécessaire, mises à jour.
- La limitation de la conservation : Les entreprises doivent conserver les données personnelles pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
- L’intégrité et la confidentialité : Les entreprises doivent assurer la sécurité et la protection des données personnelles contre tout traitement non autorisé ou illicite, ainsi que contre toute perte, destruction ou dégradation accidentelle.
- La responsabilité (Accountability) : Les entreprises sont tenues de mettre en place des mesures internes et externes afin de démontrer leur conformité avec les principes énoncés ci-dessus.
Les nouvelles responsabilités des sociétés en vertu du RGPD
Le RGPD introduit plusieurs nouvelles responsabilités pour les entreprises, notamment :
- L’obligation d’informer : Les entreprises doivent informer clairement et précisément les personnes concernées sur le traitement de leurs données personnelles, notamment en fournissant des informations sur l’identité du responsable du traitement, les finalités du traitement, la durée de conservation des données et les droits dont disposent les personnes concernées (droit d’accès, de rectification, d’opposition, etc.). Cette information doit être fournie au moment de la collecte des données et être facilement accessible.
- La désignation d’un délégué à la protection des données (DPO) : Certaines entreprises, notamment celles dont l’activité principale consiste en des traitements de données à grande échelle ou des traitements sensibles (données de santé, données biométriques, etc.), doivent désigner un DPO. Ce dernier a pour mission d’informer et de conseiller l’entreprise sur les obligations légales en matière de protection des données, ainsi que de surveiller le respect du RGPD au sein de l’entreprise.
- La tenue d’un registre des traitements : Les entreprises doivent tenir un registre interne des activités de traitement des données personnelles, qui doit être mis à disposition de l’autorité compétente (la CNIL en France) sur demande.
- La réalisation d’une analyse d’impact : Avant de mettre en œuvre un traitement susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, les entreprises doivent procéder à une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD), afin d’évaluer les risques et déterminer les mesures appropriées pour y faire face.
- L’obligation de notifier les violations de données : En cas de violation de données personnelles (accès non autorisé, divulgation, perte, altération, etc.), les entreprises doivent en informer l’autorité compétente dans les 72 heures suivant la prise de connaissance de la violation. Si la violation présente un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, ces dernières doivent également être informées sans délai.
- La coopération avec les autorités de contrôle : Les entreprises sont tenues de coopérer avec l’autorité compétente et de lui fournir toutes les informations nécessaires pour démontrer leur conformité avec le RGPD.
Les sanctions en cas de non-conformité au RGPD
Le RGPD prévoit des sanctions financières pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial, selon le montant le plus élevé, en cas de non-conformité aux obligations légales. Les autorités de contrôle peuvent également prononcer d’autres sanctions, telles que des avertissements, des injonctions de cesser un traitement ou des limitations temporaires ou définitives du traitement des données personnelles.
Les bonnes pratiques pour assurer la conformité au RGPD
Pour se conformer au RGPD et minimiser les risques de sanctions, les entreprises doivent mettre en place plusieurs mesures :
- Sensibiliser et former les collaborateurs à la protection des données personnelles et aux obligations légales.
- Mettre à jour les politiques internes et externes (politique de confidentialité, mentions légales, etc.) afin de garantir la transparence sur le traitement des données personnelles.
- Mettre en place une gouvernance interne dédiée à la protection des données, notamment par la désignation d’un DPO si nécessaire.
- Documenter les traitements de données personnelles et tenir un registre à jour.
- Évaluer régulièrement les risques liés au traitement des données personnelles et réaliser des AIPD en cas de traitements à risque.
- Développer une politique de sécurité informatique adaptée pour assurer la protection des données personnelles contre les risques de violations.
- Mettre en place des procédures internes pour réagir rapidement en cas de violation de données et respecter les obligations de notification.
Au-delà d’une simple mise en conformité réglementaire, le RGPD offre aux entreprises l’opportunité d’améliorer leurs pratiques en matière de gestion des données personnelles et de renforcer la confiance de leurs clients et partenaires. Il est donc essentiel pour les sociétés d’adopter une approche proactive et responsable face à ces nouvelles responsabilités, afin de garantir une meilleure protection des données à l’ère du numérique.